Stammdaten richtig pflegen – so gelingt das Datenmanagement im E-Commerce

Make or break – das ist der Grundsatz im Datenmanagement. Der Erfolg im E-Commerce steht und fällt oft mit der Datenqualität im Backend. Die Frage ist nur: Wie können Onlinehändler Stamm- und Produktdaten richtig pflegen? Was Händler unbedingt beachten sollten und wie die saubere Verwaltung ihrer Stamm- und Produktdaten richtig gelingt, erklären wir in unserem neuen Beitrag.

Produkt- und Stammdaten als Erfolgsfaktor

Im E-Commerce dreht sich alles um die Customer Experience. Fakt ist aber auch: Eine exzellente Customer Experience kann nur dann erreicht werden, wenn Händler ihr Backend vollkommen im Griff haben. Läuft es im Backend nicht rund, spürt das auch schnell der Kunde im Frontend. Eine enorme Bedeutung spielen dabei die Produkt- und Stammdaten im Shop. Daten sind aber nicht nur für einen informativen Onlineshop wichtig, sondern auch für nahezu alle anderen Prozesse im E-Commerce. Viele Projekte scheitern, weil Händler die Bedeutung von Produkt- und Stammdaten vernachlässigen. Doch wie geht es besser? Und was müssen Händler beachten, wenn sie strategisch clever an das Thema Produkt- und Stammdatenmanagement herangehen wollen?

Master Data Management für eine zentrale Datenquelle

Die Stammdatenpflege und Verwaltung von Produktdaten im Unternehmen braucht – wie jede Datenpflege – vor allem: Qualität, Konsistenz und Vollständigkeit. Gehen Händler ihr Stamm- und Produktdatenmanagement strategisch an, empfiehlt es sich daher, zuerst die Datenverwaltung zu zentralisieren. Denn Informationen finden sich in der Regel auch auf den verschiedenen Systemen wie ERP, CRM, MAM oder PIM. Das führt zwangsläufig zu mehreren Versionen derselben zu Grunde liegenden Basisdaten. Schließlich bilden beispielsweise Daten für das ERP Schnittmengen mit den Informationen, die in einem PIM oder CRM System verwaltet werden. Die ganzheitliche Lösung ist ein Master Data Management, wenn es um die vollständige Strukturierung und Zentralisierung von Produkt-, Medien- und Kundendaten geht.

Master Data Management (MDM) beschreibt einen Prozess, um nur noch mit einer einzigen, aktuellen und wahren Information zu arbeiten. Das Master Data Management dient dazu, Daten jeglicher Art zentral verwalten zu können und so immer aktuell und korrekt zu halten. Die Daten aus dem MDM werden dann als Quelle für doppelte Versionen in den anderen Systemen genutzt. Die immer aktuellen Informationen aus dem MDM sind dann sozusagen im ERP, CRM, PIM & Co. gespiegelt. Änderungen, die an den strukturierten Daten vorgenommen werden, erfolgen nur innerhalb des MDM und nicht mehr in den anderen Systemen. So lässt sich die Datenqualität einfach sicherstellen.

Stammdaten pflegen – zusätzliche Systeme an das MDM anbinden

Ein Master Data Management hilft aber nur, strukturierte Daten zentral für alle Systeme aktuell zu halten. Für die Ausspielung und Verarbeitung sind die gängigen E-Commerce-Systeme notwendig. Dazu zählen ERP, CRM, CMS und Shop. Wichtig ist also auch, das MDM mit diesen Systemen zu verknüpfen. Erst dann kann das Master Data Management auch seine volle Wirkung entfalten und als Single Source of Truth oder auch Golden Record für alle datenbasierten Prozesse im E-Commerce fungieren. Die Möglichkeiten, die Händlern am Ende mit einem funktionierenden MDM offen stehen, sind groß und gehen über die Sicherung der Datenqualität weit hinaus. Aber: Auch die Mitarbeiter im Unternehmen müssen beim Thema MDM an einem Strang ziehen. Wer ein MDM also einführen möchte, sollte daher einige wichtige Punkte beachten.

MDM initiieren

Analysieren, Planen und Vorteile erläutern

Kaum ein Mitarbeiter im Management oder auch in den Abteilungen wird ein MDM aus einer Laune heraus einführen. Vor allem, da es viele verschiedene Arten von Datenmanagement gibt und eigentlich sehr unterschiedliche Daten oftmals über einen Kamm geschert werden. Dabei haben Stammdaten noch einmal eine andere Relevanz für Unternehmensprozesse, weil sie die Basis für jeden Unternehmensprozess bilden. Um ein MDM erfolgreich umzusetzen, braucht es daher explizit systematisches Vorgehen:

Vision und Strategie entwickeln: Entwickeln Sie mit unserer Unterstützung eine für Sie passende MDM-Vision. Aus dieser heraus wird dann eine konkrete MDM-Strategie entwickelt, wie die Vision umgesetzt wird.

Problemanalyse durchführen: Liegen die Herausforderungen alleine im Datenmanagement oder sollten zuvor bestehende Geschäftsprozesse angepasst werden? Nicht immer liegen die Probleme nur im Datenmanagement und es braucht auch neue Geschäftsprozesse.

Anforderungen und Daten definieren: Welche Datenentittäten (Produktbeschreibungen, Kategorien, Kundenprofile, Medien, Warenkörbe, Seiten etc.) sollen durch ein MDM strukturiert werden?

Prioritäten und Ressourcen planen: Der Schlüssel zum Erfolg bei der Implementierung eines MDM-Tools liegt darin, Schritt für Schritt vorzugehen. Welche Anforderungen muss die Software bedienen?

Mitarbeiter einbeziehen: Die Einführung eines MDM beeinflusst natürlich auch den Workflow von Mitarbeitern. Daher sollten relevante Mitarbeiter von Anfang an mit einbezogen werden. Das hilft auch, Unsicherheiten rasch aus der Welt zu schaffen.

Vorteile darlegen: Was bringt uns ein MDM? Bisher ging es doch auch ohne. Überzeugen heißt nicht zuletzt zu zeigen, wie Unternehmen von MDM profitieren können.

Kennzahlen festlegen: Definition von relevanten Kennzahlen vor, während und nach der MDM Implementierung, um den Erfolg der Maßnahmen zu messen.

Master Data Management unterstützt die Customer Experience

Der größte Vorteil eines MDM-Tools: Die Datenqualität wird deutlich erhöht, insbesondere für Produkte. Und gute Daten verbessern die Customer Experience maßgeblich. Denn je besser Daten verwaltet werden, desto besser funktionieren Suchfunktionen, FIlteroptionen und viele andere Features im Onlineshop. Darüber hinaus bietet ein MDM weitere Vorteile:

Es optimiert die Lieferkette durch eine zentralisierte Sicht auf Produkte. Die Bestandsverwaltung und der Kundenservice werden effizienter.
Es steigert das Umsatzwachstum durch Big-Data-Analysen. Cross- und Up-Selling-Angebote werden so optimiert.
Es verbessert insgesamt die Kundenzufriedenheit durch konsistente Informationen und verbesserte Personalisierung.

Fazit

Datenqualität durch Zentralität

Unternehmen, die bisher das Produkt-, Medien- und Stammdatenmanagement dezentral durchführen, können also deutlich von einem zentralen Master Data Management profitieren. Wichtig bleibt, das Thema strategisch und schrittweise anzugehen. Das Ziel ist es am Ende, die eigene Datenqualität nachhaltig zu verbessern. Das braucht Zeit, clevere Planung und stringente Durchführung.

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